Vad är lönehantering? Guide till hela processen

Fyra praktiska tips för lönearbetet

Låt medarbetarna rapportera tid och frånvaro digitalt via dator eller mobil. Det minskar risken för räknefel och ger direkt överblick över arbetade timmar.
Bestäm fasta brytdatum för attest varje månad. När cheferna har en bestämd deadline för att godkänna alla underlag undviker ni tidsbrist inför lönekörningen.
Använd standardiserade filformat som ISO 20022 (pain.001) för bankutbetalningar och XML för Skatteverket. Det eliminerar manuell inmatning och minskar risken för överföringsfel.
Stäm av företagets skattekonto varje månad. Jämför bokförda skatteskulder mot Skatteverkets kontoutdrag så snart arbetsgivardeklarationen har registrerats.

Olika sätt att sköta lönehantering

Verksamheter organiserar lönearbetet på olika sätt beroende på personalstyrka, bransch och intern kompetens.

Intern administration

Vid intern hantering administrerar företagets egen personal eller HR-avdelning hela flödet. Företaget ansvarar då direkt för beräkning, kontroll och myndighetsrapportering.

Många organisationer använder ett molnbaserat löneprogram för att underlätta beräkningar, hämta skattetabeller och skapa filer för bankutbetalningar. Denna hantering förutsätter att den interna personalen håller sig uppdaterad kring ändringar i arbetsrätt, kollektivavtal och skatteregler.

Samarbete med en lönekonsult

Företag som vill sköta det löpande arbetet internt men saknar specialistkompetens för svårare frågor anlitar ofta en extern lönekonsult. En lönekonsult är en yrkesperson specialiserad på lönelagstiftning, kollektivavtal och förmånsbeskattning. Konsulten kontrollerar att ersättningar beräknas enligt avtal, att skatteavdrag blir korrekta och att myndighetsrapporter registreras i tid, samt bistår vid semesterårsavslut och ändrade avtalsvillkor.

Lönekonsulter ger även råd till företagsledningen vid tolkning av kollektivavtal och personalfrågor. Som expert på systemstöd och automatisering bistår Cloud Connection företag med implementering och konfigurering av lönelösningar. Med moderna verktyg som lönesystem nmbrs kan en specialist sätta upp digitala attestflöden, roller och integrationer mot redovisningssystemet. Detta ger tillgång till specialistkunskap vid behov utan att organisationen behöver anställa en egen lönespecialist på heltid.

Outsourcing av lönehantering

Outsourcing innebär att företaget överlämnar hela löneprocessen till en extern partner, såsom en redovisnings- eller lönebyrå. Partnern samlar in godkända underlag, beräknar ersättningar, distribuerar lönespecifikationer och lämnar in arbetsgivardeklarationen.

Extern lönehantering passar verksamheter som vill minimera personberoendet vid sjukdom eller ledighet. Genom extern hantering följer lönearbetet fasta rutiner medan ledningen frigör tid till den ordinarie verksamheten.

Vad ingår i lönehantering?

En löneprocess omfattar fem återkommande moment som genomförs i en bestämd ordning varje månad. Arbetsgivaren bär ansvaret för skatteavdrag, för att redovisa och betala in arbetsgivaravgifter samt för att hantera semesterledighet enligt semesterlagen (1977:480). Omfattningen av administrationen styrs av anställningsavtalen och eventuella kollektivavtal.

Tid- och frånvarohantering

Momentet innebär registrering av arbetade timmar, mertid, övertid och ob-tillägg. Här registreras även frånvaro som semester, föräldraledighet och vård av barn (VAB). Semesterledighet och semesterersättning regleras i semesterlagen (1977:480). Vid sjukfrånvaro beräknas karensavdrag. Detta avdrag ska motsvara 20 procent av den sjuklön som medarbetaren beräknas få under en genomsnittlig vecka, i enlighet med lag (1991:1047) om sjuklön.

Försenade tidrapporter och missade sjukanmälningar skapar lätt merarbete. En praktisk rutin är att påminna attestansvariga chefer två arbetsdagar före brytdatumet. Underlag som inkommer efter deadline hanteras lämpligen som justeringar i påföljande månads körning, så att den ordinarie utbetalningen sker enligt tidsplan.

Löneuträkning

Under uträkningen beräknas bruttolön baserat på anställningsavtalets månadslön eller timlön. Administratören lägger till rörliga tillägg, justerar för skattepliktiga förmåner som bilförmån och gör avdrag för obetald frånvaro. Vilka villkor som gäller för lön och tillägg framgår av anställningsavtalet och eventuella kollektivavtal.

Därefter beräknas preliminärskatten. Den stäms av mot den skattetabell eller det jämkningsbeslut som gäller för medarbetaren, där tabellen styrs av den kommunala skattesatsen. Resultatet av beräkningen blir nettolönen.

Skatter och avgifter

Preliminärskatten dras direkt från bruttolönen och arbetsgivaravgifter beräknas parallellt. Arbetsgivaren ansvarar för skatteavdraget, för att redovisa arbetsgivaravgifterna och för att betala in dem.

Enligt Skatteverket är den generella arbetsgivaravgiften för vuxna anställda 31,42 procent av bruttolön och skattepliktiga förmåner. Avgifterna och den innehållna källskatten deklareras och betalas in via företagets skattekonto varje månad.

Lönespecifikation

Anställda får normalt ett lönebesked med uppgifter om lön, skatteavdrag och andra löneposter. Dokumentet redovisar bruttolön, skatteavdrag, nettolön, förmåner samt kvarvarande semesterdagar och komptid. Specifikationen levereras digitalt i personalsystemet eller distribueras per post.

Rapportering och redovisning

Det sista steget i cykeln är bokföring av lönekostnader, skatter och skulder. Därefter skickas arbetsgivardeklarationen på individnivå (AGI) till Skatteverket. Deklarationen ska vara inlämnad senast den 12:e i månaden efter utbetalningsmånaden, med undantag för januari och augusti då datumet vanligen flyttas fram till den 17:e.

Om felaktiga uppgifter rapporteras riskerar företaget skattetillägg enligt skatteförfarandelagen (2011:1244).

Vem bär ansvaret för lönehanteringen?

Företagets styrelse och verkställande direktör bär det juridiska ansvaret för att löner och skatter hanteras enligt lag. Enligt 8 kap. aktiebolagslagen (2005:551) svarar styrelsen för bolagets organisation och förvaltning.

Om skatter inte betalas in eller om redovisningen brister kan företrädaransvar enligt skatteförfarandelagen (2011:1244) bli aktuellt. Det innebär att företrädarna riskerar personligt betalningsansvar. Ledningen behåller alltid sitt tillsynsansvar, oberoende av om arbetet sköts av en anställd administratör eller läggs ut på en extern partner.

Sambandet mellan lönehantering och redovisning

Löneadministrationen påverkar direkt företagets resultat, balansräkning och likviditet. Utbetalningar skapar bokföringsunderlag för personalkostnader (kontogrupp 70–76), källskatt (konto 2710), lagstadgade arbetsgivaravgifter (konto 2731) och nettolöner.

Integrerade system eller gemensam hantering av lön och redovisning minskar risken för differenser vid avstämningar och minimerar manuellt dubbelarbete.

Vanliga frågor om lönehantering

Vad skiljer bruttolön från nettolön?

Bruttolön är den avtalade lönen före avdrag för skatt. Nettolön är det belopp som betalas ut till medarbetarens konto efter att preliminärskatt och eventuella andra avdrag har gjorts.

Vilket datum ska lönen betalas ut?

Den 25:e är en vanlig löneutbetalningsdag, men löneutbetalningsdagen kan följa av avtal eller arbetsgivarens rutiner. Infaller datumet på en helgdag betalas lönen i regel ut närmast föregående vardag.

När ska arbetsgivardeklarationen lämnas till Skatteverket?

Arbetsgivardeklarationen ska ha kommit in senast den 12:e i månaden efter utbetalningen. I januari och augusti gäller normalt den 17:e som förfallodag.

Vad innebär det att anlita extern hjälp för lönerna?

Att anlita en extern byrå innebär att ett utomstående team sköter uträkningar, skattedeklarationer och lönespecifikationer, medan företaget enbart levererar godkända tids- och frånvarounderlag.